Geçen sene dönemin başında, yurt dışında staj yapma hayalimi gerçekleştirmeye karar verdiğimde nereden başlayacağımı, nasıl bir yol izleyeceğimi hiç bilmiyordum. Yardım alabileceğim deneyimli bir tanıdığım olmadığı için tüm süreç biraz zorlu geçti. Ama sonunda başardım; bu yaz Almanya' da 2 aylık Erasmus stajı gerçekleştirdim, ve fark ettim ki bu sene benim geçen seneki durumumda olup yurt dışına çıkmak isteyen birçok insan var. Farklı kanallardan, sosyal medyadan veya yüz yüze olabildiğince deneyimlerimi aktarmaya, soruları yanıtlamaya çalışıyorum fakat bununla ilgili bir yazı yazarak daha fazla insana ulaşabileceğimi düşündüm. Deneyimlerimin sizlere de ışık tutmasını umarak tüm süreci aşama aşama anlatacağım. Aşağıda bahsettiğim her şeyden önceki ilk ve en önemli aşama ise, kendinize bu konuda güvenmeniz ve sabrınızı eksik etmemeniz...

Staj arama ve kabul süreci:

Erasmus hibesi alabilmek için öncelikle ilgi alanınız olan konuda staj bulmanız gerekiyor değil mi? Bazı insanlardan duyduğum kadarıyla, okulların bazılarında önce hibeye başvuruluyor sonrasında staj aranıyormuş. Ben bunun bazı sebeplerden dolayı mantıklı olmadığını düşünmekteyim. Çünkü bu okullarda, Erasmus hibesi almaya hak kazansa bile gidiş tarihine kadar staj bulamayan insanlarla da karşılaştım. Bu durumda, o senenin kontenjanında yer aldığınız için de, belki de stajını önceden bulmuş ve gitmeye çok istekli başka bir öğrencinin hakkını gasp etmiş olacaksınız. Ayrıca vize süreci de başlı başına vakit gerektiren önemli bir mevzu, o yüzden stajı son dakika ayarlamanız vize hazırlığında büyük sorun açabilir. İşte bu sebeplerden, üniversitenizde sistem böyle olsa bile önce staj aramaya başlamanızı şiddetle tavsiye ediyorum. 

Tabi stajı nerede yapmak isterseniz isteyin ihtiyaç duyacağınız iki temel şey var: CV(curriculum vitae)ve motivasyon(veya niyet) mektubu. İlgi duyarsanız bunlarla ilgili başka bir yazıda ayrıntılı konuşabilirim fakat özetle bahsetmek gerekirse, CV' de akademik öz geçmişinizi düzenli ve özet bir şekilde sıralamanız, motivasyon mektubunda da bu kurumda neden staj yapmak istediğinizi karşınızdakini ikna edecek şekilde belirtmeniz gerekiyor. Bu ikisinin dışında maillerine transkript (okul notlarınız, ortalamanız) ve referans mektubu ekleyenler, veya bunlara isteyen kurumlar olabiliyor fakat bunlar kuruma ve size kalmış, ben kullanmadım. Benim bölümüm biyoloji olduğu ve mezun olduğumda ekoloji alanında akademik kariyer yapmayı planladığım için bir enstitü veya üniversitede, bir hocanın çalışma grubunda staj yapmaya karar vermiştim. Bu sebeple, ekoloji ve çevre bilimlerinde iyi çalışmalar yapan enstitü ve üniversiteleri araştırmaya başladım (top universities- university rankings gibi kaynaklar kullanabilirsiniz). İlgimi çeken üniversitelerde çalışan hocaları ve araştırma gruplarını inceledim ( öncelikle üniversitenin kendi sitesini , ayrıntılı araştırma için researchgate gibi siteler kullandım.) ve bu hocalardan yine ilgi alanımda olan ve iyi bulduklarımın çalışmalarını araştırdım. Taslak olarak hazırlamış olduğum motivasyon mektubunu, edindiğim bilgiler ışığında staj başvurusu yapmak istediğim hocaya özel güncelledim ve bu yazıyı, CV mi de ekleyerek mail olarak yolladım. Benim 3. ve 4. başvuru maillerime olumlu dönüş geldi ve stajımı kısa süre içinde bulmuş oldum diyebilirim fakat 100. mailinde staja kabul alan arkadaşlarım da oldu, yani bunun bir sınırı yok ve bu yüzden bu süreç çok sabır ve kararlılık gerektiriyor.  Ayrıca staj yapabileceğiniz her yerin belli bir stajyer kontenjanı olabileceği için, henüz kontenjanlar dolmadan başvurmuş olmak ve kabul şansınızı arttırmak adına bu sürece erken başlamakta fayda var. Mesela, yazın haziran-temmuz aylarında başlamasını planladığınız bir staj için başvurulara ekim-kasım ayından başlayabilirsiniz. Kabul aldıktan sonra staj yapacağınız kurumla-hocayla harçlık verme durumunu, konaklama gibi konuları da konuşabilirsiniz, ayrıca vize belgeleri için hocanızdan staj kabul mektubu da almayı unutmayın, bazı okullarda bu mektup erasmus hibesi başvurusu için de gerekiyor!

Erasmus hibe başvurusu, süreçte gereken belgeler ve diğer burs olanakları:

Bu aşama yine belki okuldan okula değişiyordur fakat ben yine kendi deneyimimi size yardımcı olmasını umarak anlatayım; benim okulumda (ODTÜ), Erasmus staj hibesine başvurmak için 4 temel koşul bulunuyor: 

1. Genel(Kümülatif) not ortalamanızın lisans öğrencisiyseniz en az 2.5/4, lisansüstü öğrencisiyseniz 3/4 olması

2. Staj kabul mektubunuz

3. Erasmus İngilizce değerlendirme sınavı

4. Gideceğiniz stajın en az 2 ay(60 gün) olması

-Unutmayın, bu gereklilikler okulunuzda farklılık gösterebilir, en doğru bilgiyi almak için okulunuzun erasmusla ilgilenen uluslararası işbirliği ofisine danışmayı ihmal etmeyin!

ODTÜ'de sistemden bir başvuru portalı açılıyor, başvuruyu buraya kabul mektubunu yükleyerek yapıyorsunuz, ortalamanız da yeterliyse bu başvuruyu yaptıktan sonra bir İngilizce sınavına giriyorsunuz, hibe sıralamasını bu İngilizce sınav puanınızla genel not ortalamanız belirliyor. Eğer Erasmus hibelerinden(staj veya öğrenim) daha önce aldıysanız sıralamada 10 puan geriye düşüyorsunuz. ODTÜ'de başvuru tarihleri genellikle şubat ayı civarında oluyor.

Geçen sene hibeye başvuran 300 öğrenciden Ulusal Ajans bütçe kesintisi sebebiyle ilk etapta sadece 30 öğrenciye hibe çıktı. Durum böyle olunca tabi henüz Erasmus hibesi çıkmamış olan ben, stajım için gelir sağlamaya çalışırken staj bursu veren yerler araştırmaya başladım. Stajım Almanya' da olacağı için özellikle Alman dernek ve kurumlarla iletişime geçtim fakat özetlemek gerekirse "staj bursu" diye bir burs bulamadım. Staja giden öğrencilere koçluk ve ulaşım bursu programları olan bir dernek var: kesişen yollar derneği, eğer böyle bir duruma düşerseniz ulaşım gideriniz için bu bursa başvurabilirsiniz. Ben tanıdığım biri aracılığıyla bir şirketten ulaşım ve konaklama yardımı aldım, o yüzden özellikle alanınızla alakalı olan firma ve şirketlere durumunuzu anlatıp burs-yardım talebinde de bulunmayı deneyebilirsiniz. Bunun dışında hibe alamamanız durumunda başvurabileceğiniz diğer yöntem ise "crowdfunding", neyse ki buna ihtiyacım olmadan erasmus hibesi sırası bana geldi :)

Erasmus staj hibesini kazandıktan sonra gerekli belgeler tabi ki bitmiyor, stajın öncesinde ve sonrasında doldurup gerekli yerlere imza-kaşeletmeniz gereken "learning agreement", "staj akademik onay formu" ve "hibe anlaşması" gibi belgeler var. Ayrıca staj için kaza-mesuliyet-sağlığı kapsayan erasmusa uygun sigorta yaptırmanız, gidiş ve dönüşte OLS ingilizce testini yapmanız gerekmekte, gidiş-dönüş uçak biletlerinizin bir nüshasını da dönüşte teslim etmeniz gerekiyor, eğer dönüş belgelerini tamamlamazsanız hibenizin dönüşte verilecek olan %20 lik kısımdan kesinti yapılıyor. Öneri olarak, sigortamı 3 aylık 40 euroya Gulf sigorta' dan yaptırdım, daha uygun fiyatlı sigorta şirketleri de olması mümkün, güvenilir olduğuna dikkat ederek bakabilirsiniz. Yine her okulun sistemi farklı olabileceği için bu belgelerde de ayrıntıya girmiyorum, belgelerle ilgili ayrıntılı bilgiye ihtiyacınız olduğunda yine okulunuzun erasmus hareketlilik programlarıyla ilgilenen ofisine danışabilirsiniz.

Erasmus stajı yapabilmek için gerekli süreci sizlere kısaca anlatmaya çalıştım, sürç-i lisan ettiysem affola diyerek, anlattıklarımın size de yardımcı olmasını diliyorum.